Wat kost outsourcing écht? Uitbesteden versus zelf personeel aannemen

Werk uitbesteden klinkt voor veel bedrijven aantrekkelijk. Minder druk op het eigen team, sneller opschalen en geen maandenlange zoektocht naar nieuwe medewerkers. Maar uiteindelijk komt vrijwel iedere ondernemer bij dezelfde vraag uit:

Wat kost outsourcing eigenlijk en is het écht goedkoper dan zelf iemand aannemen?

Het korte antwoord: dat hangt af van het soort werkzaamheden en de manier waarop je uitbesteedt. Alleen het uurtarief vergelijken met het brutoloon van een Nederlandse medewerker geeft echter een vertekend beeld.

In dit artikel leggen we uit welke kosten je eigenlijk met elkaar moet vergelijken, waar de besparing bij outsourcing vandaan komt en wanneer uitbesteden financieel interessant kan zijn.

Wat kost outsourcing?

Bij outsourcing betaal je doorgaans een vast uurtarief voor de uren die daadwerkelijk voor jouw organisatie worden ingezet.

Bij een BPO-partner kunnen in dat tarief bijvoorbeeld zijn verwerkt:

• salaris van de medewerker;
• werkgeverslasten;
• volledige werving en selectie;
• HR en personeelsadministratie;
• werkplek en faciliteiten;
• operationele begeleiding;
• ICT en technische ondersteuning;
• training en vervanging;
• planning en capaciteitsmanagement.

Dat maakt een BPO-tarief lastig één-op-één vergelijkbaar met het bruto uurloon van een eigen medewerker.

Een medewerker met een bruto uurloon van bijvoorbeeld €18 kost een werkgever namelijk geen €18 per gewerkt uur.

Wat kost een eigen medewerker werkelijk?

Naast het brutoloon heeft een werkgever te maken met verschillende directe en indirecte personeelskosten. Denk aan vakantiegeld, werkgeverspremies, pensioen, vakantiedagen, ziekteverzuim, arbodienstverlening en eventueel reiskosten.

Maar daar blijft het niet bij.

Een vacature moet worden opgesteld en gepubliceerd. Sollicitaties moeten worden beoordeeld, gesprekken gevoerd en nieuwe medewerkers moeten worden ingewerkt. Daarna zijn er een werkplek, laptop, softwarelicenties, HR-ondersteuning en dagelijkse aansturing nodig.

En wanneer iemand vertrekt? Dan begint een groot deel van dat proces opnieuw.

Daarom is bij de vergelijking uitbesteden versus zelf doen de totale kostprijs per productief uur veel interessanter dan alleen het salaris.

Voorbeeld: outsourcing versus een medewerker in Nederland

Stel dat een organisatie ondersteuning nodig heeft voor klantcontact, e-mailverwerking, administratie of backofficewerk.

Een eigen Nederlandse medewerker heeft bijvoorbeeld een bruto uurloon van €18.

Daarbovenop komen werkgeverslasten en andere personeelskosten. Vervolgens moet rekening worden gehouden met uren waarop de medewerker wel wordt betaald, maar niet productief voor klanten of werkzaamheden kan worden ingezet, bijvoorbeeld door verlof, ziekte, overleg en training.

Daarnaast zijn er kosten voor recruitment, HR, management, ICT en de werkplek.

Bij outsourcing betaal je daarentegen een afgesproken BPO-tarief.

Het interessante verschil zit daarom niet alleen in:

€18 salaris tegenover €X outsourcingtarief.

De betere vergelijking is:

totale jaarlijkse werkgeverskosten + organisatiekosten ÷ daadwerkelijk productieve uren

tegenover

de totale kosten van outsourcing voor dezelfde werkzaamheden.

Pas dan zie je wat beide oplossingen werkelijk kosten.

Waar zit de besparing bij outsourcing?

Een belangrijk financieel voordeel ontstaat doordat verschillende werkgeversrisico’s en organisatiekosten niet meer rechtstreeks bij de opdrachtgever liggen.

Bij ProCallcenter werken onze medewerkers vanuit Suriname voor Nederlandse organisaties. Hierdoor kunnen werkzaamheden tegen andere kosten worden georganiseerd dan wanneer dezelfde capaciteit volledig in Nederland wordt opgebouwd.

Maar lagere loonkosten zijn slechts een deel van het verhaal.

Wij verzorgen onder andere de volledige werving en selectie, lokale HR, werkplekken, ICT-ondersteuning en operationele begeleiding. Nieuwe medewerkers kunnen worden ingewerkt volgens het train-the-trainerprincipe, zodat een opdrachtgever niet bij iedere nieuwe medewerker opnieuw het volledige trainingsproces hoeft te verzorgen.

Daarbij werken medewerkers dedicated voor de betreffende opdrachtgever en niet tegelijkertijd voor verschillende klanten.

Het uitgangspunt is dus niet simpelweg goedkoper personeel, maar het wegnemen van een deel van de organisatie rondom personeel.

Wat gebeurt er bij ziekte of vertrek?

Dit is een kostenpost die bij vergelijkingen vaak wordt vergeten.

Wanneer een eigen medewerker langdurig uitvalt of vertrekt, blijft het werk liggen of moet een collega het overnemen. Tegelijkertijd begint mogelijk een nieuw recruitment- en inwerktraject.

Bij een BPO-constructie ligt een groter deel van die verantwoordelijkheid bij de dienstverlener.

Bij ProCallcenter verzorgen wij bijvoorbeeld zelf de werving en selectie van vervangende of aanvullende medewerkers. Ook kunnen we bij groei relatief snel extra capaciteit toevoegen.

Voor een opdrachtgever betekent dit minder tijd kwijt zijn aan recruitment en personeelsadministratie en meer voorspelbaarheid rondom de beschikbare capaciteit.

Is outsourcing altijd goedkoper?

Nee.

En dat is een belangrijke nuance.

Voor een kleine taak van enkele uren per maand kan zelf uitvoeren praktischer zijn. Ook werkzaamheden die fysieke aanwezigheid vereisen of waarbij zeer specialistische interne kennis nodig is, zijn niet automatisch geschikt voor outsourcing.

Outsourcing wordt vooral interessant wanneer werkzaamheden:

• structureel terugkomen;
• op afstand kunnen worden uitgevoerd;
• veel personeelscapaciteit vragen;
• goed overdraagbaar zijn;
• volgens duidelijke processen kunnen worden ingericht;
• regelmatig moeten worden opgeschaald;
• of moeilijk met personeel in Nederland kunnen worden ingevuld.

Denk bijvoorbeeld aan telefonisch klantcontact, e-mail, chat, WhatsApp, planning, administratie, facturatie, offertes, backofficewerkzaamheden en B2B-leadgeneratie.

Wat levert outsourcing naast kostenbesparing op?

Kosten zijn meestal de eerste reden waarom bedrijven BPO-tarieven vergelijken. In de praktijk kan beschikbare capaciteit minstens zo belangrijk zijn.

Een organisatie kan bijvoorbeeld extra openingstijden aanbieden zonder daarvoor zelf een compleet tweede team in Nederland op te bouwen.

Ook groei wordt eenvoudiger wanneer niet voor iedere extra medewerker opnieuw een volledig recruitmentproces nodig is.

Voor organisaties met personeelstekorten kan outsourcing daarom niet alleen een manier zijn om kosten te verlagen, maar ook om werkzaamheden überhaupt uitgevoerd te krijgen.

Wat is het verschil tussen outsourcing en een remote medewerker?

Niet ieder bedrijf wil een compleet proces uitbesteden.

Sommige organisaties zoeken eigenlijk gewoon een extra medewerker die onderdeel wordt van hun eigen team, maar willen niet zelf een arbeidsovereenkomst, recruitment, HR en werkplek in het buitenland organiseren.

Daarom bieden wij naast BPO-dienstverlening ook dedicated remote medewerkers vanuit onze locatie in Suriname.

De medewerker werkt uitsluitend voor jouw organisatie. De inhoudelijke aansturing kan vanuit Nederland plaatsvinden, terwijl wij lokaal onder andere de werkplek, HR, recruitment en ondersteuning organiseren.

Daardoor kan een medewerker op duizenden kilometers afstand toch veel meer voelen als een eigen collega.

Welke werkzaamheden kun je uitbesteden aan Suriname?

Suriname is interessant voor Nederlandse organisaties omdat Nederlands er de officiële taal is en er een sterke culturele en historische verbinding met Nederland bestaat.

Werkzaamheden die op afstand kunnen worden uitgevoerd zijn bijvoorbeeld:

Klantcontact: telefonie, e-mail, chat en WhatsApp.

Administratie: gegevensverwerking, backoffice, facturatie en documentverwerking.

Planning: afspraken, roosters en administratieve ondersteuning.

Commerciële ondersteuning: outbound klantcontact, B2B-leadgeneratie en opvolging.

Dedicated remote medewerkers: medewerkers die vanuit onze locatie uitsluitend voor één Nederlandse opdrachtgever werken.

Hoe bereken je of outsourcing voor jouw bedrijf rendabel is?

Kijk niet alleen naar het verschil tussen twee uurtarieven.

Bereken eerst wat de huidige werkzaamheden daadwerkelijk kosten. Neem daarin salaris, werkgeverslasten, recruitment, ziekteverzuim, verlof, werkplek, software, HR, managementtijd en eventuele overuren mee.

Kijk daarna hoeveel productieve capaciteit daarvoor terugkomt.

Vergelijk dat met de kosten van outsourcing én met de voordelen die moeilijker direct in euro’s zijn uit te drukken: sneller kunnen opschalen, langere bereikbaarheid, minder recruitment en minder druk op het eigen management.

Dan ontstaat een veel eerlijkere businesscase.

Wat kost BPO in Suriname?

Daar bestaat geen universeel tarief voor.

De kosten hangen onder andere af van het type werkzaamheden, gewenste openingstijden, benodigde ervaring, complexiteit, aantal medewerkers, benodigde begeleiding en het aantal uren.

Een administratief medewerker die volgens een vast proces gegevens verwerkt vraagt bijvoorbeeld iets anders dan een ervaren medewerker die zelfstandig Nederlandse klanten belt, offertes opstelt of complexe klantvragen behandelt.

Daarom vinden wij het belangrijker om eerst te bepalen welk niveau daadwerkelijk nodig is dan simpelweg het laagste mogelijke uurtarief aan te bieden.

Werk uitbesteden aan Suriname?

ProCallcenter ondersteunt Nederlandse bedrijven vanuit Suriname met onder andere telefonisch klantcontact, e-mail, chat, WhatsApp, administratie, planning, offertes, facturatie, B2B-leadgeneratie en andere werkzaamheden die op afstand uitgevoerd kunnen worden.

We zijn 24/7 operationeel en werken met dedicated medewerkers in plaats van blended teams. Daarnaast beschikken we op onze locatie over lokale leidinggevenden, recruiters en ICT-ondersteuning en hebben we voorzieningen voor continuïteit, waaronder stabiele internetverbindingen, back-upvoorzieningen en een noodaggregaat.

Benieuwd wat jouw huidige werkzaamheden werkelijk kosten en of outsourcing financieel interessant is?

Neem contact met ons op.
We kunnen samen kijken welke werkzaamheden geschikt zijn om uit te besteden en welke constructie het beste bij jouw organisatie past.